Uno de los aspectos más difíciles de la promoción de un evento es conseguir financiación. Puede ser un proceso que lleve mucho tiempo y que requiera una cuidadosa investigación para encontrar la mejor solución para las necesidades del organizador del evento.
Antes de lanzarte a buscar el capital necesario para ponerlo en marcha es imprescindible confirmar que el evento es financieramente viable y, en caso de serlo, cuánto va a costar financiarlo... ¡no pierdas el tiempo sin sentido!
Dicho esto, si estás sumergido -o tienes previsto estarlo- en la tarea de buscar patrocinadores u otras fórmulas de ingresos para tu reunión, te interesa conocer los diferentes tipos de financiación que existen y cómo atraer inversión para tu evento.
Tipos de financiación para eventos
A continuación, te comparto algunas de las opciones más frecuentes para financiar un evento:
Venta de entradas
Buena parte de los eventos que se organizan hoy en día son de pago. La clave para sacar el máximo partido a este sistema de financiación es encontrar el punto de precio. Dependiendo del tipo de evento que se les plantee los asistentes estarán más o menos dispuestos a pagar un precio u otro.
Gracias a las plataformas de venta de entradas online es posible conocer cómo va el ritmo de venta de entradas en tiempo real y hacer una previsión de aforo y de ingresos bastante realista.
Para que la venta anticipada pueda funcionar correctamente es necesario saber qué día va a tener lugar el evento, cuántas fases de venta se van a llevar a cabo y los distintos precios de estas, así como el último día en el que las entradas van a estar disponibles.
Merchandising
También es cada vez más frecuente ver cómo los organizadores instalan puntos de venta con merchandising del evento. En función del tipo de evento y de la temática de este te interesará más vender ropa, complementos, productos para utilizar durante la reunión o memorabilia.
Aunque no lo creas, el merchandising, cuando está bien organizado, ofrece una oferta de interés para el target al que va dirigido y, si se promociona bien, puede llegar a proporcionar suficientes ingresos como para costear los gastos fijos del evento.
Además de contar con la ayuda de proveedores que te permitan poner a la venta productos de merchandising atractivos con un buen margen de beneficio es fundamental contar con asesoría profesional para no ofrecer una imagen inadecuada de tu evento.
Expositores
No menos habitual es encontrar stands de proyectos empresariales con los que se comparte público objetivo y, por tanto, les permiten darse a conocer y captar nuevos clientes.
Ofrecer espacios de exposición para todos aquellos que crean pueden sacarle réditos durante el tiempo que dure tu evento es, pues, otra fórmula de financiación para eventos.
Fondos públicos
Casi todos los eventos de índole cultural, como por ejemplo los festivales de música, reciben algún tipo de financiación pública.
Así que si tu evento promueve la cultura en alguna de sus múltiples vertientes quizás debas valorar la posibilidad de reunirse con el responsable del área cultural del ayuntamiento de la localidad en la que este va a tener lugar.
Y es que es habitual que los consistorios se involucren aportando recursos económicos y medios que supongan un importante ahorro de costes como, por ejemplo, la cesión del recinto en el que se va a desarrollar el evento.
Además de en los ayuntamientos también es posible encontrar financiación en la diputación provincial y en el gobierno regional. ¡Suelen ser de mucha ayuda! Dos instituciones a las que, además, podrás pedir ayuda en tareas como la promoción a nivel local, regional o nacional de tu evento. Para ello, eso sí, deberás llevar a cabo un estudio de impacto que avale tus solicitudes.
Buscar patrocinadores
Buscar patrocinadores es la opción preferida de muchos promotores para financiar sus eventos. Y es que esta fórmula permite sumar tantos sponsors como se necesite para cubrir los gastos o alcanzar los objetivos económicos esperados.
Además de la esponsorización paga existe otra sin ánimo de lucro. Un tipo de asociación que permite asociar el evento a una serie de valores y mostrar el compromiso de los organizadores con el entorno social. Esta sirve, además, de gran ayuda para encontrar nuevos clientes.
Como ves son muchas las fórmulas a las que puedes recurrir para financiar un evento sin necesidad de contratar pólizas de crédito ni préstamos bancarios. Si eres capaz de diseñar un evento que, además de atractivo, sea viable, no deberías tener problemas para lograr financiación para tu proyecto.
Y para que veas un ejemplo de un evento en el que se realizó la búsqueda de patrocinadores, seguro te gusta esta conferencia que di en el World Trace Center de Montevideo